Wystawienie faktury za sprzedaż swoich produktów lub usług, jest konieczna z punktu widzenia przepisów prawa. W niektórych przypadkach nie jest możliwe wystawienie paragonu, a jedynym dopuszczalnym dokumentem jest właśnie faktura VAT. Jak zatem poradzić sobie z tego typu wymogiem, jeśli nie chcemy angażować dodatkowej osoby na etat? Istnieje kilka ciekawych programów do wystawienia faktur, które działają w chmurze, czyli ich dane są przechowywane w wersji wirtualnej, nie są zamknięte w piętrzących się na półkach segregatorach. Jak zatem wybrać ten właściwy program? Kilka wskazówek poniżej.
Wygoda i łatwość obsługi
Programy do edycji jakichkolwiek danych, z założenia powinny być wygodne i dość intuicyjne. Jest to ważne z punktu widzenia poprawnej obsługi, ale też czasu, który w każdym przedsiębiorstwie jest na wagę złota. Sugestie zawarte w tym artykule, mogą być podpowiedzią do tego, na co zwrócić uwagę lub czego ewentualnie unikać przy prowadzeniu dokumentacji w chmurze.
Dostępność do programów działających w chmurze wymaga zalogowania. Są to programy online, które ułatwiają wymianę dokumentacji pomiędzy kontrahentami, za pośrednictwem przekazu elektronicznego, bez konieczności drukowania dokumentów. Jakie są zalety programów w chmurze? Oto podstawowe z nich:
- dostępność z dowolnego urządzenia mobilnego,
- bezpieczeństwo danych – program działa niezależnie od awarii naszego sprzętu,
- szybkość działania, łatwość obsługi i niezawodność.
Wspomniana powyżej dostępność, będzie szczególnie istotna dla tych przedsiębiorców, którzy więcej czasu spędzają poza biurem. Praca stacjonarna jest obecnie dużym luksusem. Prowadzenie własnej działalności wymaga obecnie szeregu spotkań, negocjacji, weryfikacji i działań w terenie. Dlatego też, dostęp do chmury zdecydowanie sprawdza się w takich warunkach. Większość tych programów jest udostępniona w wersji na urządzenia mobilne, dlatego też, raczej nie będzie problemu z ich obsługą w smartfonie. Skoro program nie jest związany z jednym urządzeniem (zdecydowanie kończy się era instalowania aplikacji o dużej wadze, które zajmowały większość pamięci na dysku), to rośnie bezpieczeństwo danych. Nie musimy się obawiać awarii naszego sprzętu i utraty wprowadzonych danych. Do chmury zalogujemy się z każdego urządzenia z dostępem do Internetu i możemy pracować dokładnie tak samo, jak na każdym innym urządzeniu.
Łatwość obsługi tego typu aplikacji jest równie ważna, co jej niezawodność. Prosty interfejs, jasno opisane pola, które należy wypełnić, czytelne archiwum i brak jakichkolwiek problemów z działaniem programu, to podstawy w tego typu działaniach. Chmura działa z takim założeniem, aby każdy mógł poradzić sobie z jej obsługą.
Jeśli dla prowadzenia naszego przedsiębiorstwa, będzie wygodna również opcja przekazywania otrzymanych dokumentów do księgowości, to warto jest powiązać konto w chmurze z systemem księgowym. Jest to najczęściej opcja udostępniona za dodatkową opłatą, ale mimo wszystko, znacznie ułatwia przesyłanie plików.
Fakturowanie w chmurze – przyszłość w teraźniejszości
Dla każdego, kto był przywiązany do widoku półek uginających się od segregatorów, gdzie każdy rok był dokładnie opisany, a same dokumenty strzeżone jak najcenniejszy skarb- idea przechowywania danych w wersji wirtualnej, może być sporą rewolucją.
Warto jednak rozważyć tego typu możliwość, aby po pierwsze – uporządkować dokumentację, a po drugie – mieć zawsze do niej dostęp, nawet będąc 300km od biura. Przechowywanie dokumentacji w chmurze i powiązanie konta np. z biurem rachunkowym, także pozwala zaoszczędzić czas. Nie jest konieczna wizyta u księgowej, aby przekazać jej plik dokumentów do wprowadzenia. Nie trzeba czekać kilku dni na przesłanie faktury od kontrahenta. Przesyłając faktury online, oszczędzamy czas i papier. Zatem jak widać, są to same plusy z kwestią ochrony środowiska w tle.
Chmura, to wygodne rozwiązanie i w zależności od wybranej opcji, może być aplikacją, która wcale dużo nie kosztuje. Jest całkiem spora liczba programów, które udostępniają wersję demo lub bezpłatną, ale w pewnych ograniczeniach. Mimo wszystko, opcje płatne to nie jest wysoki koszt, zatem z pewnością godny rozważenia.
