KSeF dla programisty na B2B

Pracujesz na B2B dla polskiej firmy albo klienta z zagranicy? W obu przypadkach Twoje faktury co do zasady trafiają do KSeF. Różni się tylko sposób przekazania faktury klientowi.

Klient z Polski

Najprostszy przypadek. Fakturę wystawiasz w KSeF, a klient odbiera ją w KSeF – nie musisz wysyłać PDF-a (choć wiele firm nadal o niego prosi). Jeśli Twoja miesięczna fakturowana sprzedaż przekracza 10 000 zł brutto – a u programistów na B2B zwykle tak jest – obowiązek KSeF dotyczy Cię już od 1 kwietnia 2026 r., nie od 2027 r.

Klient z zagranicy (UE, USA, Wielka Brytania…)

Liczy się to, że Ty jesteś polskim podatnikiem wystawiającym fakturę – nie to, gdzie jest klient. Faktura dla zagranicznej firmy także jest wystawiana w KSeF. Klient z zagranicy nie ma dostępu do KSeF, więc przekazujesz mu wizualizację faktury (PDF z kodem QR) – mailem albo tak, jak macie ustalone.

• Faktura może być w walucie obcej (EUR, USD) – program przeliczy VAT i kwoty według kursu, jeśli jest to potrzebne.
• Przy usługach dla firm z zagranicy zwykle stosuje się zasadę, że VAT rozlicza nabywca (adnotacja „odwrotne obciążenie” lub „NP”) – ustal szczegóły z księgowym.
• Wersja dwujęzyczna (PL/EN) to standard w dobrych programach do faktur.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu

• Faktury w walutach obcych i po angielsku – z poprawnym przeliczeniem.
• Automatyczne wysyłanie PDF-a klientowi zagranicznemu po wysłaniu faktury do KSeF.
• Faktury cykliczne – jeśli co miesiąc wystawiasz taką samą fakturę temu samemu klientowi.
• Księgowość: na ryczałcie 12% lub liniowym wielu programistów rozlicza się samodzielnie w programie online, inni wolą biuro.

Pełne porównanie: ranking programów do faktur.

Treść ma charakter informacyjny. Sposób rozliczenia VAT przy usługach dla klientów zagranicznych zależy od szczegółów umowy – skonsultuj go z księgowym. Źródła: strategodk.pl, podatkiprogramisty.pl.