KSeF dla JDG krok po kroku

Prowadzisz jednoosobową działalność i do tej pory korzystałeś z limitu 10 000 zł? Od 1 stycznia 2027 r. faktury dla firm wystawisz już w KSeF. Oto, co zrobić – w kolejności.

1. Sprawdź, czy i od kiedy Cię to dotyczy

Najmniejsze firmy – z fakturową sprzedażą dla firm do 10 000 zł brutto miesięcznie – mają czas do 31 grudnia 2026 r. Jeśli limit przekroczysz wcześniej, obowiązek zaczyna się od faktury, którą go przekroczysz. Zrób 30-sekundowy test lub przeczytaj, jak liczyć limit.

Niezależnie od limitu: od 1 lutego 2026 r. każda firma powinna odbierać faktury zakupowe w KSeF. Jeśli jeszcze tego nie robisz, to dobry moment, żeby to uporządkować.

2. Zaloguj się do KSeF

Osoba prowadząca JDG ma dostęp od razu – nie trzeba składać żadnego wniosku. Zalogujesz się przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany (instrukcja MF: ksef.podatki.gov.pl). Spółki, które nie mają pieczęci kwalifikowanej, składają do urzędu skarbowego formularz ZAW-FA.

3. Wybierz narzędzie do wystawiania faktur

Masz dwie drogi:

• Darmowe narzędzia MF – Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma. Bez opłat, ale każdą fakturę uzupełniasz ręcznie i logujesz się za każdym razem.
• Program do faktur zintegrowany z KSeF – faktura trafia do KSeF jednym kliknięciem, dane kontrahenta pobierają się po NIP, a faktury zakupowe same wpadają do programu. Część programów ma darmowy plan dla kilku faktur miesięcznie.

4. Nadaj uprawnienia księgowej

Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, w KSeF możesz nadać mu uprawnienia, np. do przeglądania faktur. Dzięki temu księgowa sama pobierze faktury kosztowe i nie musisz ich przesyłać. Ustal z biurem, jakich uprawnień potrzebuje.

5. Wystaw fakturę testową

Nie czekaj do 2 stycznia. Jeśli korzystasz z programu, sprawdź na spokojnie, jak wygląda wysyłka faktury do KSeF, gdzie widać numer KSeF i jak wystawić korektę. KSeF możesz stosować dobrowolnie już teraz, zanim stanie się dla Ciebie obowiązkowy.

6. Ustal, jak przekazujesz faktury klientom

Faktura w KSeF ma formę pliku XML. Klient-firma odbierze ją w KSeF, ale wiele osób nadal oczekuje PDF-a mailem – większość programów wysyła wizualizację automatycznie. Konsumentom (B2C) nadal wystawiasz faktury poza KSeF lub przekazujesz wizualizację faktury z KSeF.

Najczęstsze pytania

Czy zwolniony z VAT też musi korzystać z KSeF?

Tak – obowiązek dotyczy także podatników zwolnionych z VAT, jeśli wystawiają faktury dla firm. Obowiązują ich te same zasady i terminy co pozostałe firmy, w tym limit 10 000 zł do końca 2026 r.

Co jeśli KSeF nie działa?

Przepisy przewidują tryb offline i awaryjny – fakturę wystawiasz z kodami QR i przesyłasz do KSeF później (np. w następnym dniu roboczym). Dobre programy obsługują to automatycznie.

Czy grożą kary?

Zobacz: kary za KSeF – od kiedy i ile.