Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego

Jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, nadaj mu dostęp do KSeF. Wtedy księgowa sama pobierze Twoje faktury sprzedażowe i kosztowe – nie musisz ich przesyłać mailem.

Jakie są uprawnienia?

• Przeglądanie faktur – podgląd i pobieranie faktur wystawionych i otrzymanych. To zwykle wystarczy biuru do księgowania.
• Wystawianie faktur – jeśli biuro ma wystawiać faktury w Twoim imieniu.
• Zarządzanie uprawnieniami – możliwość nadawania dostępu innym. Zwykle nie ma potrzeby dawać go biuru.

Zasada: nadaj tylko to, czego biuro faktycznie potrzebuje. Uprawnienia możesz w każdej chwili odebrać.

Komu nadać: osobie czy firmie?

• Konkretnej księgowej – uprawnienie dla osoby fizycznej (po jej PESEL lub NIP).
• Całemu biuru rachunkowemu – uprawnienie dla podmiotu (po NIP biura). Biuro samo rozdzieli dostęp swoim pracownikom – nie musisz nic zmieniać, gdy zmieni się Twoja księgowa.

Zapytaj biuro, którą opcję preferuje, i poproś o jego NIP.

Jak nadać uprawnienia – krok po kroku

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (instrukcja MF) – właściciel JDG ma dostęp od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
2. Przejdź do zarządzania uprawnieniami i wybierz nadanie uprawnień osobie fizycznej albo podmiotowi.
3. Wpisz identyfikator (PESEL/NIP księgowej lub NIP biura) i zaznacz zakres – np. tylko przeglądanie faktur.
4. Zatwierdź. Biuro może od razu pobierać Twoje faktury.

A jeśli korzystasz z programu do faktur?

Programy do faktur łączą się z KSeF na podstawie Twojej autoryzacji – nadajesz dostęp programowi, a nie biuru. Jeśli biuro pracuje w tym samym programie (np. w iFirma, wFirma czy inFakt możesz dodać księgową do konta), często nie potrzebuje osobnych uprawnień w KSeF. Ustal to z biurem, żeby nie dublować dostępu.

Nie masz jeszcze programu? Porównaj programy do faktur z KSeF · KSeF dla JDG krok po kroku

Źródła: ksef.podatki.gov.pl, infakt.pl.