Faktura dla osoby prywatnej a KSeF

Krótko: nie musisz wystawiać w KSeF faktur dla konsumentów, czyli osób prywatnych nieprowadzących działalności. Możesz to jednak zrobić dobrowolnie – i czasem jest to wygodniejsze.

Zasada

Obowiązek KSeF obejmuje faktury wystawiane dla firm (B2B). Faktury dla konsumentów (B2C) możesz nadal wystawiać w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF – także po 1 stycznia 2027 r. Dotyczy to wszystkich firm, niezależnie od wielkości.

Uwaga na osoby, które prowadzą działalność, ale kupują „prywatnie”. Liczy się to, czy nabywca kupuje jako firma – jeśli prosi o fakturę na NIP, to jest faktura B2B i trafia do KSeF.

Dobrowolne wystawienie w KSeF – kiedy ma sens?

• Masz program, który i tak wysyła wszystko do KSeF – nie musisz pilnować dwóch ścieżek.
• Faktura jest bezpiecznie przechowywana w KSeF przez 10 lat.
• Konsument nie ma dostępu do KSeF, więc przekazujesz mu fakturę w uzgodniony sposób – najczęściej jako PDF (wizualizację) z kodem QR mailem lub wydruk. Większość programów robi to automatycznie.

Faktura do paragonu

Klient-firma prosi o fakturę do paragonu? Wtedy – gdy obowiązuje Cię KSeF – fakturę wystawiasz w KSeF. Faktury wystawiane bezpośrednio z kasy fiskalnej oraz paragony do 450 zł uznawane za faktury uproszczone mogą być wystawiane poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.

Czy faktury dla konsumentów liczą się do limitu 10 000 zł?

Nie. Do limitu, który do końca 2026 r. pozwala najmniejszym firmom fakturować poza KSeF, liczą się tylko faktury obowiązkowo wystawiane w KSeF. Szczegóły: limit 10 000 zł – jak liczyć.

Jak to ogarnąć w praktyce?

Najprościej mieć program, w którym faktury dla firm wysyłasz do KSeF, a konsumentom – PDF mailem, bez osobnych narzędzi. Takie możliwości mają m.in. iFirma, Fakturownia, wFirma i inFakt. Porównaj programy ›

Źródła: MF – pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, prawo.pl.