KSeF nie działa? Tryb offline24 i tryb awaryjny

Brak internetu, awaria programu albo problemy po stronie KSeF nie blokują sprzedaży. Fakturę możesz wystawić w jednym z trybów offline i wysłać ją do KSeF później. Liczy się tylko, który tryb wybrać i jaki masz termin.

Trzy tryby w skrócie

Tryb	Kiedy	Termin wysłania do KSeF
Offline24	Twoja decyzja – np. brak internetu, problem z programem. Nie wymaga żadnego ogłoszenia MF.	najpóźniej następnego dnia roboczego
Niedostępność KSeF	KSeF jest niedostępny (komunikat MF).	najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności
Tryb awaryjny	MF ogłasza awarię KSeF.	do 7 dni roboczych od zakończenia awarii

Jak wystawić fakturę offline

Wystaw fakturę w tej samej strukturze (FA(3)) co zwykle – dobry program zrobi to automatycznie, gdy nie może połączyć się z KSeF.
Przekaż klientowi wizualizację faktury (PDF lub wydruk) z dwoma kodami QR – jeden pozwala zweryfikować fakturę, drugi potwierdza wystawcę (certyfikat KSeF).
Wyślij fakturę do KSeF w terminie. Programy do faktur zwykle robią to same, gdy połączenie wróci.

Uwaga: do trybu offline potrzebny jest certyfikat KSeF (do wygenerowania drugiego kodu QR). Warto go przygotować zawczasu – w programie do faktur lub w Aplikacji Podatnika – a nie w dniu awarii.

Co, jeśli klient sam odbiera faktury w KSeF?

Klient zobaczy fakturę w KSeF dopiero po jej dosłaniu. Do tego czasu ma Twoją wizualizację z kodami QR. Jeśli faktura wystawiona offline zostanie odrzucona przez KSeF (np. przez błąd w danych), trzeba ją poprawić i wysłać ponownie – szczegóły zależą od przyczyny, w razie wątpliwości zapytaj księgowego.

Jak nie stresować się awariami

Najprościej mieć program do faktur, który sam rozpoznaje brak połączenia z KSeF, wystawia fakturę w trybie offline z kodami QR i automatycznie dosyła ją później. W darmowej Aplikacji Podatnika KSeF w razie awarii trzeba pilnować tego ręcznie.

Porównaj programy do faktur z KSeF

Źródła: fakturownia.pl, Comarch – tryby szczególne.