KSeF dla firmy transportowej i przewoźnika

W transporcie prawie każda faktura trafia do firmy – zleceniodawcy, spedytora, giełdowego kontrahenta. Dlatego KSeF obejmie niemal całą sprzedaż przewoźnika. Najwięcej pytań budzą faktury dla klientów z zagranicy i faktury od zagranicznych dostawców – oto jak to działa.

Od kiedy?

• Od 1 kwietnia 2026 r. – większość firm wystawia faktury w KSeF.
• Do 31 grudnia 2026 r. – najmniejsi przewoźnicy, których faktury dla firm nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać je poza KSeF. Jedno większe zlecenie w miesiącu potrafi ten limit przekroczyć – jak liczyć limit.
• Od 1 stycznia 2027 r. – KSeF obowiązuje wszystkich, także jednoosobowych przewoźników z jednym autem.

Nie wiesz, który termin Cię dotyczy? Sprawdź w 30 sekund.

Faktura dla polskiego zleceniodawcy

Wystawiasz ją w KSeF, a klient odbiera ją z systemu – nie musisz już wysyłać faktury pocztą razem z dokumentami przewozowymi, żeby „przyszła” do klienta. Dokumenty potwierdzające wykonanie przewozu (np. list przewozowy) przekazujesz tak, jak wymaga tego zlecenie – KSeF dotyczy tylko faktury. Zasady VAT (stawka, miejsce świadczenia usługi) się nie zmieniają; zmienia się sposób wystawienia faktury.

Faktura dla klienta zagranicznego

To najczęstsze pytanie w branży. Według Ministerstwa Finansów:

• fakturę dla kontrahenta zagranicznego wystawiasz w KSeF – także dla klienta spoza UE,
• zagraniczny odbiorca bez polskiego NIP nie zaloguje się do KSeF, więc przekazujesz mu fakturę w uzgodniony sposób – np. PDF mailem, a nawet na papierze,
• przekazywana poza KSeF faktura powinna mieć kod QR z numerem KSeF – dzięki niemu klient może sprawdzić, że dokument istnieje w systemie.

Programy do faktur z KSeF same generują PDF z kodem QR i wysyłają go mailem, więc dla Ciebie zmienia się niewiele.

Faktury kosztowe: paliwo, serwis, opłaty drogowe

• Polscy dostawcy (stacje paliw, warsztaty, leasing) wystawiają faktury w KSeF – odbierasz je w programie lub w Aplikacji Podatnika, a księgowa może pobierać je sama (jak nadać jej uprawnienia).
• Faktury do paragonu z kasy fiskalnej (np. tankowanie na stacji) mogą być wystawiane poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026 r. Od 2027 r. także one trafią do KSeF.
• Zagraniczni dostawcy (np. stacje i serwisy za granicą, zagraniczne opłaty) – KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Ich faktury dostaniesz tak jak dotąd (PDF, papier) i księgujesz je jak wcześniej.

Wystawiasz fakturę w trasie? Tryb offline24

Jeśli wystawiasz faktury z telefonu, a w trasie nie masz zasięgu, możesz skorzystać z trybu offline24: wystawiasz e-fakturę poza KSeF i przesyłasz ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Taka faktura, przekazana klientowi przed wysłaniem do KSeF, ma dwa kody QR (drugi wymaga wcześniej pobranego certyfikatu KSeF). Pamiętaj też, że fakturę wystawioną online trzeba wysłać do KSeF tego samego dnia – inaczej system potraktuje ją jak offline24. Więcej: KSeF nie działa – tryb offline.

Jaki program wybrać?

Dla przewoźnika liczą się: wystawianie faktur z telefonu, faktury w walutach obcych dla klientów z zagranicy, automatyczna wysyłka PDF z kodem QR i odbiór faktur kosztowych z KSeF. Wszystkie programy z naszego rankingu obsługują KSeF; jeśli fakturujesz głównie z auta, zobacz też program do faktur na telefon.

Lista przed 1 stycznia 2027 r.

1. Połącz program do faktur z KSeF (profil zaufany, token lub certyfikat) i pobierz certyfikat do trybu offline.
2. Sprawdź, czy PDF dla klientów zagranicznych ma kod QR z numerem KSeF.
3. Poinformuj stałych zleceniodawców, że faktury znajdą w KSeF.
4. Ustal z księgową, kto odbiera faktury kosztowe z KSeF.

Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady podatkowej. Stan na 26 października 2026 r. Źródła: ksef.podatki.gov.pl – pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (faktury dla kontrahentów zagranicznych, zakupy od zagranicznych dostawców, tryb offline24, kody QR), podatki.gov.pl (limit 10 000 zł do końca 2026 r.), ksef.podatki.gov.pl.