KSeF dla lekarza na kontrakcie

Pracujesz na kontrakcie w szpitalu lub przychodni i co miesiąc wystawiasz fakturę? Ministerstwo Finansów odpowiada wprost: jeśli faktury w miesiącu przekraczają 10 000 zł, KSeF obowiązuje Cię od 1 kwietnia 2026 r. Zwolnienie z VAT tego nie zmienia.

Od kiedy KSeF dla lekarza?

W pytaniach i odpowiedziach MF jest dokładnie ten przypadek: lekarz na kontrakcie cywilnoprawnym w szpitalu wystawia w miesiącu jedną fakturę na 20 000 zł. Odpowiedź: „Lekarz, którego łączna wartość sprzedaży z wystawionych w miesiącu faktur przekroczyła 10 000 zł, ma obowiązek stosowania KSeF od 1 kwietnia 2026 r.”

• Faktury powyżej 10 000 zł brutto miesięcznie – KSeF już obowiązuje. Fakturę, którą przekroczyłeś limit, i wszystkie kolejne wystawiasz w KSeF, nawet jeśli w następnym miesiącu sprzedaż będzie niższa.
• Faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie – możesz wystawiać je poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmuje wszystkich.

Do limitu liczysz tylko faktury, które trzeba wystawiać w KSeF, czyli dla firm i instytucji. Faktury dla pacjentów się nie liczą. Szczegóły: jak liczyć limit 10 000 zł · test w 30 sekund.

Zwolnienie z VAT a faktura dla szpitala

Usługi opieki medycznej służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, świadczone w ramach zawodu lekarza, lekarza dentysty, pielęgniarki, położnej, innych zawodów medycznych i psychologa, są zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT). Zwolnienie z VAT nie zwalnia jednak z KSeF. MF potwierdza, że faktury podatników zwolnionych z VAT wystawiane dla innych podatników trafiają do KSeF.

• Przy sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 43 ust. 1 co do zasady nie musisz wystawiać faktury, dopóki nabywca o nią nie poprosi (art. 106b ust. 2). Szpitale i przychodnie zwykle jej wymagają, często już w umowie.
• Na fakturze podajesz przepis, na podstawie którego stosujesz zwolnienie, np. art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT (art. 106e ust. 1 pkt 19). Program do faktur doda go automatycznie, gdy wybierzesz stawkę „zw”.
• Rachunek nie zastąpi faktury, jeśli nabywca jej żąda. Więcej: KSeF dla zwolnionych z VAT.

Jeśli oprócz leczenia świadczysz też inne usługi (np. szkolenia, konsultacje biznesowe), sprawdź z księgowym, czy one również korzystają ze zwolnienia. Zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 19 obejmuje tylko usługi służące zdrowiu.

Faktury dla pacjentów

Faktury dla osób prywatnych (konsumentów) nie muszą trafiać do KSeF. MF wskazuje, że wystawianie ich w KSeF jest dobrowolne. Jeśli pacjent poprosi o fakturę, możesz wystawić ją jak dotąd, poza KSeF, albo w KSeF i przekazać mu wizualizację (PDF z kodem QR). Zobacz: faktura dla osoby prywatnej a KSeF.

Co przygotować

1. Dostęp do KSeF. Jako osoba prowadząca JDG logujesz się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, bez składania wniosku.
2. Dane nabywcy. Poproś szpital lub przychodnię o dokładne dane do faktury (NIP, nazwa, ewentualnie numer umowy lub zamówienia, który ma się pojawić na fakturze).
3. Sposób przekazania. Szpital odbierze fakturę w KSeF, więc nie musisz wysyłać papieru. Ustal, czy dział księgowości chce dodatkowo PDF mailem.
4. Zestawienia godzin. Jeśli do faktury dołączasz zestawienie dyżurów lub godzin, ustal ze szpitalem, jak ma je teraz dostawać (np. osobno mailem), skoro sama faktura trafia do KSeF.
5. Faktury kosztowe. Kursy, sprzęt czy oprogramowanie od firm, które są czynnymi podatnikami VAT, dostajesz w KSeF. Program może pobierać je automatycznie.
6. Księgowa. Jeśli rozlicza Cię biuro, nadaj mu uprawnienia w KSeF: jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu.

Jaki program do faktur dla lekarza?

Lekarz na kontrakcie wystawia zwykle jedną lub kilka faktur miesięcznie, często tę samą kwotę dla tego samego szpitala. Wystarczy więc prosty program z KSeF i fakturami cyklicznymi albo z kopiowaniem poprzedniej faktury. Przy 1–3 fakturach miesięcznie może wystarczyć darmowy plan.

Pełne porównanie: ranking programów do faktur · darmowe programy z KSeF.

Najczęstsze pytania

Wystawiam jedną fakturę miesięcznie dla szpitala. Czy muszę już korzystać z KSeF?

Jeśli faktura przekracza 10 000 zł brutto, tak – od 1 kwietnia 2026 r. (albo od pierwszej faktury, która przekroczyła limit). Jeśli Twoje faktury w miesiącu nie przekraczają 10 000 zł brutto, KSeF obowiązuje Cię od 1 stycznia 2027 r.

Jestem zwolniony z VAT. Czy to coś zmienia?

Nie w zakresie KSeF. Zwolnienie z VAT dotyczy podatku, a nie sposobu wystawiania faktur. Fakturę dla szpitala, przychodni czy innej firmy wystawiasz w KSeF na tych samych zasadach co czynni podatnicy VAT.

Czy pacjent musi mieć dostęp do KSeF?

Nie. Faktury dla pacjentów możesz wystawiać poza KSeF. Jeśli wystawisz ją w KSeF, przekazujesz pacjentowi wizualizację z kodem QR.

Co jeśli w dniu wystawienia faktury KSeF nie działa?

Wystawiasz fakturę w trybie offline i wysyłasz ją do KSeF później. Zobacz: KSeF nie działa – tryb offline.

Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady podatkowej. Zakres zwolnienia z VAT zależy od rodzaju usług – w razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym. Źródła: ksef.podatki.gov.pl – pytania i odpowiedzi (lekarz na kontrakcie, faktury podatników zwolnionych), ksef.podatki.gov.pl – sprzedaż poniżej 10 000 zł, ksef.podatki.gov.pl – konsumenci, ksef.podatki.gov.pl – JDG i MŚP, ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 43 ust. 1 pkt 19, art. 106b, art. 106e).