Pierwsza faktura w KSeF – krok po kroku

Wystawienie faktury w KSeF wygląda podobnie jak dotąd – różnica jest taka, że faktura trafia do systemu Ministerstwa Finansów i dostaje tam swój numer. Oto, jak to wygląda za pierwszym razem.

Zanim zaczniesz

• Sprawdź, od kiedy dotyczy Cię obowiązek: test w 30 sekund.
• Wybierz narzędzie: darmową Aplikację Podatnika KSeF albo program do faktur połączony z KSeF (darmowe opcje, porównanie).
• Przygotuj profil zaufany lub podpis kwalifikowany – do pierwszego logowania i połączenia programu z KSeF.

Krok po kroku

1. Zaloguj się / połącz program z KSeF. W Aplikacji Podatnika logujesz się przy każdym użyciu. W programie do faktur robisz to raz – program przeprowadzi Cię przez autoryzację.
2. Uzupełnij dane nabywcy. Najważniejszy jest prawidłowy NIP – po nim faktura trafi do KSeF klienta. Programy pobierają resztę danych z rejestrów po wpisaniu NIP. Błędny NIP trudno potem naprawić (jak skorygować).
3. Dodaj pozycje – nazwa, ilość, cena, stawka VAT (lub podstawa zwolnienia, jeśli jesteś zwolniony z VAT), termin i forma płatności, numer konta.
4. Wyślij do KSeF. System sprawdzi poprawność faktury i nada jej numer KSeF. Faktura przesłana do KSeF jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania.
5. Sprawdź status. Jeśli KSeF odrzuci fakturę (np. przez błąd w danych), popraw ją i wyślij ponownie. Odrzucona faktura nie jest wystawiona.
6. Przekaż fakturę klientowi. Klient-firma odbierze ją w KSeF. Wiele firm nadal chce PDF-a mailem – wizualizacja z kodem QR to standard w programach do faktur. Konsumentom przekazujesz PDF lub wydruk.

Najczęstsze pułapki

• Data wystawienia – liczy się dzień przesłania do KSeF, więc nie wysyłaj faktur „wstecz”.
• Brak internetu lub awaria – nie przekreśla sprzedaży, ale trzeba znać zasady: tryb offline24 i tryb awaryjny.
• Księgowa nie widzi faktur – nadaj jej uprawnienia: uprawnienia KSeF dla biura.

Źródła: GazetaPrawna.pl, biznes.gov.pl – KSeF.